Toen Eleanor Vermeer bij Helio Group begon als Head of People, lag het pensioencontract als eerste op haar bureau. Het was veertien jaar oud, getekend door iemand die al met pensioen was voordat ook maar iemand van haar huidige team was aangenomen.
Helio is een industriële fabrikant. 832 werknemers verspreid over drie Antwerpse sites. Het pensioen was op papier genereus: 3,2% van het brutoloon, betaald door de werkgever, . Het probleem was niet de lijn op het blad. Het probleem was dat geen van die 832 mensen je kon vertellen wat het eigenlijk inhield.
Het probleem verborgen in de makelaarsbrief.
Elke februari stuurde de makelaar van Helio een brief van vier pagina’s naar elke werknemer. Daarin stonden hun reserve, het technische rendement van de verzekeraar voor dat jaar, en een geschat saldo op 67 jaar.
Eleanor haalde de betrokkenheidscijfers erbij. Van de 832 werknemers hadden er het voorbije jaar 34 de digitale versie geopend. Van die 34 was de gemiddelde tijd op de pagina 47 seconden.
34 mensen. Op 832. We betaalden €2,1 miljoen per jaar voor een voordeel waar ons team niet eens naar wilde kijken.
Het contract had drie diepere problemen die ze niet in de audit had gezien. De AUM-kost bedroeg 0,92%, onzichtbaar voor de leden maar dertig jaar en meer aan het oplopen. De portefeuille bestond voor 100% uit Belgische overheidsobligaties en balansproducten van de verzekeraar, met sinds 2018 een rendement onder de inflatie. En de makelaar nam jaarlijks een commissie van 0,4% van de brutopremie die niemand bij Eleanor intern ooit had aangekaart.
Hoe de overstap er echt uitzag.
Eleanor leerde Warren kennen in maart, tekende begin april, en Helio ging kort daarna live. Het werk lag bij Warren, niet bij haar team.
Het plan verliep in drie bewegingen. Warren regelde de -melding en de overdracht van de makelaar. Het HR-team van Helio koos het lanceringsmoment, schreef een interne nota van 200 woorden, en koos drie teams om als pilots als eerste te onboarden. De communicatie ging per afdeling de deur uit, met de foto van de siteverantwoordelijke op de mail in plaats van die van Eleanor. Een kleine redactionele keuze die de open rates verdubbelde.
- 01
Eerst pilot, dan in golven.
Drie teams gingen eerst. Hun feedback vormde de onboardingteksten van de tweede golf en de AI-promptbibliotheek voordat iemand anders ze zag.
- 02
De siteverantwoordelijke als gezicht.
Activatiemails kwamen van de lokale sitemanager, niet van corporate HR. De open rates verdubbelden. De logins in week één ook.
- 03
Ontcijferde loonbrief in week 1.
De loonbriefweergave van Warren was het eerste wat nieuwe leden te zien kregen. Tegen week 4 had 78% van het team van Helio die minstens twee keer geopend.
- 04
Eén rapportering per kwartaal.
De raad ziet nu de adoptie per team, per kwartaal. De CFO krijgt dezelfde lijn op het blad, met een grafiek erbij.
Wat het opleverde voor de komende dertig jaar.
Zes maanden na de lancering zat het aantal wekelijks actieve leden op 78%. De leden-NPS kwam uit op +62, 58 punten hoger dan bij de vorige betrokkenheidsenquête. De makelaarscommissie, de AUM-rem, de blootstelling aan de balans van de verzekeraar. Weg.
De volgende rapportering van Eleanor aan de raad duurde vijftien minuten. Het pensioen was, voor het eerst in veertien jaar, een lijn op het blad waar het directiecomité vragen over stelde, en de antwoorden stonden op een dashboard, per team, in real time.
Het is geen 'pensioendingetje' meer. Het is het voordeel waarmee onze recruiters openen in het tweede gesprek.
Doorgerekend op het bijdragepad van Helio voegt de overstap van een AUM van 0,92% naar een vast bedrag van €20 per lid per maand zo'n €48.200 extra pensioenkapitaal toe aan het saldo van een ingenieur van 32 op 67 jaar, vergeleken met het oude contract. Vermenigvuldigd over 832 werknemers is dat het soort cijfer dat in het volgende manifest belandt.